คู่มือสำหรับผู้ใช้งานทั่วไป
ขั้นตอนที่ 1
การสร้างคำขอเดินทาง
คุณสามารถสร้างคำขอใหม่ได้จากเมนู "ขออนุมัติเดินทาง" หรือหน้าแดชบอร์ด
- กรอกรายละเอียดสถานที่ วันที่ และ แหล่งงบประมาณ ให้ครบถ้วน
- สามารถแจกแจง รายละเอียดค่าใช้จ่าย (ค่าที่พัก, ค่าเบี้ยเลี้ยง, ค่าพาหนะ, ค่าลงทะเบียน) ได้ในระบบ
- เมื่อสร้างคำขอสำเร็จ ระบบจะสร้าง "เลขที่หนังสือเดินทาง" (เช่น พ.ศ./Running) ให้อัตโนมัติ
- ระบบจะส่งคำขอให้ผู้อนุมัติของคุณโดยอัตโนมัติ ตามที่ Admin ตั้งค่าไว้
ขั้นตอนที่ 2
การติดตามสถานะและรายงาน
ตรวจสอบสถานะได้ที่ "แดชบอร์ด" และดูสถิติที่ "รายงานสรุป"
รออนุมัติ
กำลังรอพิจารณา (สามารถแก้ไขได้)
อนุมัติแล้ว
คลิก เพื่อพิมพ์แบบฟอร์ม
ไม่อนุมัติ
คำขอถูกปฏิเสธ ดูหมายเหตุได้
รายงานสรุป: สามารถเลือกกรองสถิติตามปี พ.ศ. และ Export เป็น CSV ได้
ขั้นตอนพิเศษ (กรณีมีการเปลี่ยนแปลงหน้างาน)
การขอยกเลิก / ขอเปลี่ยนแปลงกำหนดการ
เมื่อคำขอได้รับการ "อนุมัติแล้ว" แต่มีการเปลี่ยนแปลงจากผู้จัดงาน คุณสามารถดำเนินการเพิ่มเติมได้จากหน้าแดชบอร์ด:
- ขอยกเลิก: กดปุ่มไอคอน พร้อมระบุเหตุผล (เช่น ผู้จัดประกาศยกเลิกงาน)
- ขอเปลี่ยนแปลง: กดปุ่มไอคอน พร้อมระบุรายละเอียดที่เปลี่ยนแปลง (เช่น ขอเลื่อนวันเดินทาง)
- สำคัญ: คำขอดังกล่าวจะถูกเปลี่ยนสถานะเป็น ขอยกเลิก หรือ ขอเปลี่ยนแปลง และจะถูกส่งกลับไปให้ ผู้อนุมัติ พิจารณาอีกครั้ง
คู่มือสำหรับผู้อนุมัติ
การรับการแจ้งเตือน
เมื่อมีคำขอที่ต้องให้คุณพิจารณา ระบบจะส่งการแจ้งเตือนไปหาคุณ (หากองค์กรของคุณเปิดใช้งาน LINE หรือ Telegram) หรือคุณสามารถหมั่นเข้ามาตรวจสอบได้ที่เมนู "พิจารณาอนุมัติ"
ขั้นตอนการอนุมัติเอกสาร
1. เปิดรายการคำขอ
ไปที่เมนูพิจารณาอนุมัติ และคลิกปุ่ม พิจารณา ที่รายการที่ต้องการ
2. ตรวจสอบข้อมูล
ระบบจะแสดงหน้าต่าง (Modal) ให้คุณตรวจสอบสถานที่ วันที่ และงบประมาณโดยละเอียด
3. บันทึกผล
คุณสามารถระบุ "หมายเหตุ" เพื่อสื่อสารกับผู้ขอได้ จากนั้นคลิกปุ่ม อนุมัติ หรือ ไม่อนุมัติ
คู่มือสำหรับผู้ดูแลระบบ (Admin)
เนื้อหาส่วนนี้จะแสดงผลให้เฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์ Admin เท่านั้น
- จัดการสิทธิ์: ไปที่หน้าตั้งค่า > จัดการสิทธิ์ เพื่อพิมพ์ค้นหาชื่อพนักงาน และมอบหมาย Role เช่น Admin หรือ Approver
- สายงานอนุมัติ: ไปที่หน้าตั้งค่า > สายงานอนุมัติ
- สามารถ ค้นหาชื่อ-สกุล ของพนักงานและผู้อนุมัติจากฐานข้อมูล HR ได้โดยตรง
- สามารถกดปุ่ม ลบรายการรายบุคคลออกจากตารางได้ทันที
เมนู "ฟอร์ม PDF ต้นฉบับ" ในหน้าตั้งค่าระบบ ใช้สำหรับสร้างเอกสารฟอร์มใบปะหน้า
- อัปโหลดไฟล์ PDF เปล่าที่เป็นฟอร์มขององค์กร
- ลาก (Drag) แท็กตัวแปรต่างๆ จากแถบด้านซ้าย ไปวางทับพิกัดบนฟอร์ม PDF ให้ตรงช่อง (Drop)
- กดบันทึกพิกัด เมื่อผู้ใช้งานสั่งพิมพ์ ระบบจะนำพิกัดเหล่านี้ไปวางทับใน PDF อัตโนมัติ
- ใหม่! เพิ่มตัวแปร
{trip_running_number} สำหรับแสดงเลขที่หนังสือเดินทาง และ {current_date} สำหรับวันที่พิมพ์เอกสารปัจจุบัน
- Google Sheets: ตั้งค่าดึงข้อมูลจากไฟล์ Spreadsheet ภายนอกเข้าสู่ระบบผ่าน API หรือ Public Link
- LINE Notify: นำ Token ของ LINE Notify มากรอกเพื่อให้ระบบแจ้งเตือนเข้ากลุ่ม LINE
- Telegram: ระบุ Bot Token และ Chat ID สำหรับรับการแจ้งเตือนทาง Telegram