คู่มือการใช้งานระบบ

หน้าแรกของระบบ จะแสดงข้อมูลสรุปที่สำคัญ ได้แก่:

• สรุปข้อมูลล่าสุด: แสดงงวดเดือน/ปีล่าสุดที่มีข้อมูลในระบบ พร้อมจำนวนพนักงานและยอดเงินเดือนสุทธิรวม
• กราฟภาพรวมรายรับ-รายจ่าย: แสดงกราฟแท่งคู่เปรียบเทียบรายรับและรายจ่ายในแต่ละเดือนของปี
  • สามารถเปลี่ยนปี พ.ศ. ที่ต้องการดูข้อมูลได้จากปุ่มเลือกมุมขวาบนของกราฟ
  • จำนวนปีย้อนหลังในตัวเลือก สามารถกำหนดได้ที่หน้า ตั้งค่าระบบทั่วไป

เมนูหลักสำหรับการจัดการงวดเงินเดือน แบ่งเป็น 3 ส่วนหลักคือ การเตรียมข้อมูล, การนำเข้า, และการแก้ไข:

3.1 การสร้างและจัดการงวด

• สร้างงวดใหม่: กดปุ่ม "สร้างงวดเงินเดือน" เลือกเดือนและปีที่ต้องการ (ระบบป้องกันการสร้างงวดซ้ำ)
• ดึงข้อมูลจากเดือนก่อน: หากต้องการใช้ฐานข้อมูลเดิม กด "คัดลอกข้อมูลจากเดือนก่อนหน้า" เพื่อคัดลอกรายชื่อ ฐานเงินเดือน รายรับ และรายจ่ายทั้งหมดมายังเดือนปัจจุบัน เพื่อประหยัดเวลาพิมพ์ใหม่

3.2 การนำเข้าข้อมูล (Excel / CSV / TXT)

• ดาวน์โหลด Template: ในหน้ารายละเอียดงวด กด "นำเข้าข้อมูล" คุณสามารถโหลดไฟล์แม่แบบ .xlsx เพื่อกรอกข้อมูล
• อัปโหลดไฟล์ Excel: อัปโหลดไฟล์ที่กรอกข้อมูลครบถ้วน โดยระบบจะตรวจสอบความถูกต้องของหัวคอลัมน์อัตโนมัติ
  ⚠️ ข้อควรระวัง: หากชื่อคอลัมน์ใน Excel ไม่ตรงกับที่มีในระบบ (ตั้งค่า > หมวดหมู่รายรับ/รายจ่าย) ระบบจะไม่สามารถนำเข้าข้อมูลนั้นได้
• อัปโหลดไฟล์ของกรมบัญชีกลาง (.txt):
  • รองรับการนำเข้าไฟล์ Text (.txt) ที่ส่งออกมาจากระบบเงินเดือนของกรมบัญชีกลางได้โดยตรง
  • ระบบจะทำการอ่านค่าตำแหน่งตัวอักษร (Fixed width) และจัดสรรเข้าสู่รายรับ-รายจ่ายที่ตรงกันโดยอัตโนมัติ

3.3 การจัดการสถานะงวด (ประกาศใช้ / ล็อก)

• สถานะเริ่มต้น (Draft): ข้อมูลจะยังแก้ไขได้และไม่แสดงผลให้พนักงานทั่วไปเห็นผ่านตู้ Kiosk
• ประกาศใช้ (Publish): เมื่อตรวจสอบข้อมูลเสร็จสิ้นแล้ว ให้กดปุ่ม "ประกาศใช้" (สีเขียว) สถานะจะเปลี่ยนไปและข้อมูลงวดนี้จะไปแสดงบนตู้ Kiosk ทันที!
• ปลดล็อก (Unlock): หากประกาศใช้ไปแล้วแต่พบข้อผิดพลาด สามารถกด "ปลดล็อกเพื่อแก้ไข" (สีส้ม) ระบบจะซ่อนข้อมูลจากตู้ Kiosk ชั่วคราวเพื่อให้ Admin แก้ไข

3.4 การแก้ไขและคำนวณภาษี

• ตรวจสอบข้อมูล: หลังจากนำเข้าหรือคัดลอกมาแล้ว สามารถดูยอดเงินเดือนสุทธิรวมของแผนกต่างๆ ได้ในหน้าจอรายละเอียดงวด
• เปิด/ปิดคำนำหน้าชื่อ: ในตารางข้อมูลสามารถติ๊กถูกที่ "แสดงคำนำหน้าชื่อ" เพื่อสลับการแสดงผลคำนำหน้าชื่อออกไป ทำให้ค้นหาหรือเรียงลำดับตามชื่อได้อย่างแม่นยำขึ้น
• แก้ไขรายบุคคล: กดปุ่ม "View" เพื่อดูรายละเอียดสลิปของคนนั้น หรือไอคอนรูป เพื่อเข้าไปเพิ่ม/ลดรายรับรายจ่ายเฉพาะบุคคลนั้น
• คำนวณภาษีอัตโนมัติ: ในหน้าแก้ไข จะมีปุ่ม ✨ คำนวณภาษีอัตโนมัติ
  • ระบบจะทำการรวม "เงินได้สะสมทั้งปี" และนำไปหักลดหย่อนตามที่กฎหมายกำหนด จากนั้นจึงประเมินภาษีอัตราก้าวหน้าให้ทันที
  • สามารถแก้ไขตัวเลขภาษีที่คำนวณได้เอง หากต้องการปรับแต่งตัวเลข

คุณสามารถพิมพ์สลิปได้จากเมนู "พิมพ์สลิป" โดยมีขั้นตอนดังนี้:

1. เลือกงวดเดือน/ปี และแผนกที่ต้องการพิมพ์
2. สามารถติ๊กเลือก เฉพาะบุคคล หรือเลือกทั้งหมดในแผนก
3. กดปุ่ม "พิมพ์สลิปที่เลือก"
4. ระบบจะเปิดหน้าต่างใหม่ เป็นรูปแบบสลิป A4 ที่จัด Layout ไว้พอดีหน้ากระดาษ (1 หน้า A4 ต่อ 1 สลิป)
   *หมายเหตุ: อย่าลืมตั้งค่าในเบราว์เซอร์ให้ขนาดกระดาษเป็น A4 และปิดระยะขอบ (Margins = None) ตอนสั่งพิมพ์

ระบบสำหรับเจ้าหน้าที่เพื่อสั่งพิมพ์สลิปเงินเดือนและใบ 50 ทวิ ด้วยตนเองผ่านหน้าจอสัมผัส โดยไม่ต้อง Login เข้าระบบ:

• การเข้าใช้งาน: เข้าผ่าน URL /kiosk จะพบกับหน้าจอรูปแบบ 3D รองรับการสัมผัส (Touch Screen) เต็มรูปแบบ
• การค้นหา: เจ้าหน้าที่เพียงกรอกเลขบัตรประชาชน 13 หลัก (ใส่หรือไม่ใส่ขีดคั่นก็ได้) ระบบจะดึงข้อมูลที่ "ประกาศใช้" แล้วเท่านั้นมาแสดง
• พิมพ์สลิปแบบกลุ่ม (Bulk Print): เจ้าหน้าที่สามารถเลือกเดือนที่ต้องการพิมพ์ได้มากกว่า 1 เดือน และสั่งพิมพ์รวดเดียว ระบบจะแบ่งหน้าสลิป 1 หน้าต่อ 1 เดือนให้พอดี A4
• ใบเสียภาษี (50 ทวิ): สามารถเลือกปี พ.ศ. เพื่อพิมพ์ใบสรุปภาษีเงินได้ประจำปี เพื่อนำไปยื่นภาษีได้ทันที
• ประวัติการใช้งาน: ทุกการสั่งพิมพ์จากตู้ Kiosk จะถูกบันทึก Log เก็บไว้เพื่อให้ Admin สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้

เมนูนี้สำหรับผู้ดูแลระบบ (Admin) เท่านั้น แบ่งเป็น 2 ส่วน:

• จัดการผู้ใช้งาน:
  • เพิ่มผู้ใช้ใหม่ โดยค้นหาชื่อจากฐานข้อมูลเจ้าหน้าที่ (HR) อัตโนมัติ
  • เปิด/ปิดสิทธิ์การใช้งาน (Deactivate) ด้วยสวิตช์ สีเขียว/แดง
  • แก้ไขข้อมูลส่วนตัวและรหัสผ่านของผู้ใช้ได้
• ประวัติการใช้งาน (Logs): บันทึกกิจกรรมทั้งหมดที่เกิดขึ้นในระบบ เช่น การเข้าสู่ระบบ การแก้ข้อมูล หรือปิดสิทธิ์ พร้อมระบบ Filter ค้นหาตามช่วงวันที่และประเภท

ใช้สำหรับปรับแต่งการทำงานของระบบให้ตรงตามต้องการ:

• ตั้งค่าระบบทั่วไป: กำหนดข้อความใต้ลายเซ็น, เลขประจำตัวผู้เสียภาษีหน่วยงาน, จำนวนปีย้อนหลังในกราฟ
  ✨ พิเศษ: สามารถปรับขนาดลายเซ็น (Scale %) และขยับตำแหน่ง ซ้าย-ขวา, บน-ลง ได้จากที่นี่ทันที
• ตั้งค่าประเภทรายรับ: เพิ่ม/ลด/เปิด-ปิด รายการรายรับต่างๆ และกำหนดว่ารายรับนี้ต้องนำไปคำนวณภาษีด้วยหรือไม่
• ตั้งค่าประเภทรายจ่าย: เพิ่ม/ลด/เปิด-ปิด รายการหักเงิน และกำหนดหมวดหมู่ให้สอดคล้อง

มุมขวาบนของหน้าจอ (Topbar) จะแสดงชื่อ-สกุลของคุณ สามารถคลิกเพื่อเข้าสู่หน้า "ข้อมูลส่วนตัว"

• ในหน้านี้ คุณสามารถดูรายละเอียด Username และระดับสิทธิ์ของตนเอง
• สามารถทำการ "เปลี่ยนรหัสผ่าน" ได้ด้วยตนเอง โดยต้องกรอกรหัสผ่านเดิมให้ถูกต้องเพื่อยืนยันความปลอดภัย